Jak Chronexa chroni dane osobowe

1. Zakres tej Informacji o prywatności

Niniejsza informacja dotyczy stron Chronexa, procesów logowania i rejestracji, formularzy kontaktowych, wersji próbnych i subskrypcji, administracji rozliczeniami, wsparcia klienta, monitorowania bezpieczeństwa oraz przestrzeni roboczej aplikacji Chronexa.

Chronexa jest platformą SaaS typu business-to-business. Większość danych w przestrzeni roboczej jest wprowadzana przez organizację klienta lub w jej imieniu. Może to obejmować dane pracowników, współpracowników, projektów, czasu pracy, urlopów, wiadomości, ról, CRM i rekordów operacyjnych.

2. Role administratora i podmiotu przetwarzającego

W zakresie administracji kontami, działania publicznej strony, rozliczeń, zapobiegania nadużyciom, komunikacji serwisowej, obsługi wsparcia i bezpieczeństwa platformy Alcaeus Services OÜ może decydować, dlaczego i jak przetwarzane są określone dane osobowe, i może działać jako administrator danych.

W przypadku danych osobowych, które organizacja klienta wprowadza do przestrzeni roboczej Chronexa, Chronexa zwykle działa jako podmiot przetwarzający. W takim przypadku przetwarzamy dane na udokumentowane polecenie klienta, chyba że prawo UE lub państwa członkowskiego wymaga inaczej.

3. Dane osobowe, które możemy przetwarzać

Dokładny zakres danych zależy od konfiguracji Chronexa i sposobu korzystania z platformy przez Twoją organizację. Staramy się zbierać tylko dane niezbędne do świadczenia usługi, bezpieczeństwa, wsparcia, rozliczeń i celów prawnych opisanych poniżej.

4. Dlaczego przetwarzamy dane i podstawy prawne

Gdy Alcaeus Services OÜ działa jako administrator, korzystamy z jednej lub kilku podstaw prawnych RODO, zależnie od kontekstu.

5. Cookies, sesje i logi techniczne

Chronexa używa cookies i podobnych technologii niezbędnych do logowania, bezpieczeństwa, wyboru języka, zarządzania sesją, zapobiegania nadużyciom i podstawowych funkcji aplikacji.

Jeżeli używamy niekoniecznych cookies analitycznych, śledzących lub marketingowych, poprosimy o zgodę tam, gdzie wymaga tego prawo, i zapewnimy możliwość zarządzania wyborami. Zablokowanie niezbędnych cookies może spowodować, że części Chronexa nie będą działać prawidłowo.

Logi techniczne mogą obejmować adres IP, znaczniki czasu, żądane adresy URL, informacje o przeglądarce, błędy i zdarzenia bezpieczeństwa. Używamy ich do utrzymania dostępności, badania incydentów, wykrywania nadużyć i poprawy niezawodności usługi.

6. Treść przestrzeni roboczej klienta

Treść przestrzeni roboczej klienta należy do organizacji klienta lub jest przez nią kontrolowana. Administratorzy klienta mogą uzyskiwać dostęp, eksportować, poprawiać, usuwać, ograniczać lub zarządzać danymi użytkowników zgodnie ze swoją rolą, uprawnieniami, subskrypcją i umową z klientem.

Chronexa nie sprzedaje danych przestrzeni roboczej klienta i nie używa treści przestrzeni roboczej klienta do trenowania publicznych modeli AI. Możemy używać danych zagregowanych lub zanonimizowanych do diagnostyki, statystyk, bezpieczeństwa, planowania pojemności i ulepszania produktu, gdy osoby nie są identyfikowane.

7. Udostępnianie danych osobowych

Nie sprzedajemy danych osobowych. Udostępniamy dane osobowe tylko wtedy, gdy jest to konieczne do świadczenia Chronexa, przestrzegania prawa, ochrony usługi, zarządzania płatnościami, zapewnienia wsparcia lub wykonania umowy z klientem.

Gdy dostawcy usług przetwarzają dane osobowe dla nas, stosujemy zabezpieczenia umowne, techniczne i organizacyjne zaprojektowane w celu ochrony danych i ograniczenia przetwarzania do autoryzowanych celów.

8. Transfery międzynarodowe

Chronexa jest projektowana z myślą o europejskim zastosowaniu biznesowym. Tam, gdzie to możliwe, preferujemy przetwarzanie i hosting w Europejskim Obszarze Gospodarczym lub u dostawców oferujących odpowiednie zabezpieczenia ochrony danych.

Jeżeli dane osobowe są przekazywane poza EOG, stosujemy odpowiednie zabezpieczenia tam, gdzie jest to wymagane, takie jak decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne, zobowiązania umowne, kontrole techniczne lub inne zgodne z prawem mechanizmy transferu.

9. Przechowywanie danych

Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak jest to rozsądnie konieczne dla celów opisanych w tej informacji, umowy z klientem, obowiązków prawnych, zasad księgowych i podatkowych, bezpieczeństwa, rozwiązywania sporów, kopii zapasowych i ciągłości działania.

Dane przestrzeni roboczej klienta są zwykle przechowywane przez okres subskrypcji klienta oraz uzgodniony okres po jej zakończeniu. Niektóre rekordy mogą pozostać przez ograniczony czas w kopiach zapasowych, logach, ścieżkach audytu, fakturach lub archiwach prawnych, gdy natychmiastowe usunięcie nie jest możliwe albo właściwe prawnie.

10. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne zaprojektowane w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, nadużyciem, zmianą i ujawnieniem. Środki bezpieczeństwa są przeglądane i ulepszane wraz z rozwojem usługi.

Żadna usługa online nie może być gwarantowana jako całkowicie bezpieczna. Klienci i użytkownicy muszą również chronić swoje konta, urządzenia, przeglądarki, skrzynki e-mail, role administratorów i uprawnienia dostępu.

11. Obowiązki klienta

Organizacje klientów odpowiadają za posiadanie podstawy prawnej do wprowadzania, przeglądania i zarządzania danymi osobowymi w Chronexa, w tym monitorowania pracowników, rejestrowania czasu, zatwierdzania urlopów, rekordów CRM, wiadomości i przesłanych plików.

Klienci muszą ostrożnie konfigurować role, zapraszać tylko uprawnionych użytkowników, usuwać dostęp, gdy nie jest już potrzebny, unikać niepotrzebnych danych wrażliwych, odpowiadać na wewnętrzne wnioski dotyczące prywatności oraz zapewnić własnym użytkownikom informacje o prywatności wymagane przez prawo.

12. Twoje prawa do prywatności

W zależności od sytuacji i obowiązującego prawa możesz mieć następujące prawa dotyczące swoich danych osobowych.

Jeżeli Twoje dane są częścią przestrzeni roboczej klienta, możemy potrzebować skierować Twój wniosek do organizacji klienta, ponieważ to ona zwykle jest administratorem tych danych. Będziemy wspierać klienta zgodnie z naszą umową i obowiązującym prawem.

Przed realizacją wniosku możemy potrzebować zweryfikować Twoją tożsamość. Dążymy do odpowiedzi w terminie wymaganym przez obowiązujące przepisy o ochronie danych, chyba że dostępne jest przedłużenie lub wyjątek.

13. Ograniczenia, wyjątki i ochrona biznesu

Prawa do prywatności nie są absolutne. Możemy odmówić, ograniczyć lub opóźnić realizację wniosku, gdy pozwala na to prawo, w tym gdy dane są potrzebne do roszczeń prawnych, zgodności, podatków, księgowości, bezpieczeństwa, zapobiegania oszustwom, obowiązków umownych, wolności wypowiedzi, ochrony innych osób albo gdy wniosek jest oczywiście bezzasadny lub nadmierny.

Możemy również zachować dowody, logi, faktury, ścieżki audytu i rekordy bezpieczeństwa, gdy jest to rozsądnie konieczne do ochrony Chronexa, Alcaeus Services OÜ, klientów, użytkowników lub osób trzecich. Nic w tej informacji nie ogranicza praw, środków ochrony, obrony ani obowiązków dostępnych na podstawie obowiązującego prawa lub umowy.

14. Dzieci

Chronexa jest usługą biznesową i nie jest przeznaczona dla dzieci. Organizacje klientów nie mogą zapraszać ani wprowadzać danych dotyczących małoletnich, chyba że posiadają ważną podstawę prawną, a przetwarzanie jest odpowiednie dla tej usługi.

15. Zmiany tej informacji

Możemy aktualizować niniejszą Informację o prywatności, aby odzwierciedlała zmiany w Chronexa, naszych obowiązkach prawnych, praktykach bezpieczeństwa lub działalności biznesowej. Zaktualizowana wersja zostanie opublikowana na tej stronie ze zmienioną datą. Istotne zmiany mogą być również przekazane przez usługę lub e-mailem, gdy będzie to właściwe.

Dane prawne firmy

Chronexa jest własnością i jest obsługiwana przez następujący podmiot prawny.